Dịch vụ thuê ngoài IT Help Desk

Thuê ngoài IT Help Desk là dịch vụ hỗ trợ các kỹ thuật về máy tính cho một doanh nghiêp. Hiện nay các doanh nghiệp đang cần việc tinh gọn và tối ưu chi phí nên đây là dịch vụ đang được quan tâm lớn.

IT Help Desk là gì?

IT Help Desk là bộ phận hoặc dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật giúp người dùng khắc phục các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin (CNTT). IT Help Desk thường được sử dụng trong doanh nghiệp, tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ nhân viên, khách hàng về các sự cố phần mềm, phần cứng, mạng và hệ thống.

IT Help Desk là gì?

Chức năng chính của IT Help Desk

Hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support)

Giúp người dùng khắc phục sự cố về phần mềm (cài đặt, cập nhật, lỗi ứng dụng...).

Hỗ trợ phần cứng như máy tính, máy in, thiết bị mạng.

Xử lý lỗi hệ điều hành Windows, macOS, Linux.

Hỗ trợ kết nối mạng nội bộ, WiFi, VPN.

Tư vấn và đào tạo người dùng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm, hệ thống CNTT của doanh nghiệp.

Đưa ra các biện pháp bảo mật dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp.

Đào tạo nhân viên về cách sử dụng công nghệ hiệu quả.

Giám sát và bảo trì hệ thống

Kiểm tra tình trạng hoạt động của hệ thống CNTT.

Cập nhật phần mềm, vá lỗi bảo mật.

Xây dựng tài liệu hướng dẫn xử lý sự cố phổ biến.

Chức năng chính của IT Help Desk

Các loại IT Help Desk phổ biến

Help Desk nội bộ (Internal Help Desk)

Hỗ trợ nhân viên trong doanh nghiệp về các vấn đề CNTT.

Cung cấp hỗ trợ nhanh cho các sự cố hàng ngày.

Tích hợp với các hệ thống quản lý IT như ITSM (IT Service Management).

Help Desk bên ngoài (External Help Desk)

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ CNTT.

Thường gặp trong các công ty công nghệ, nhà cung cấp dịch vụ phần mềm (SaaS).

Có thể hoạt động 24/7 để hỗ trợ khách hàng trên toàn cầu.

Lợi ích của IT Help Desk

Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn: Xử lý nhanh sự cố kỹ thuật giúp công việc không bị gián đoạn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Đáp ứng kịp thời các yêu cầu hỗ trợ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng.

Nâng cao bảo mật và tuân thủ quy định: Kiểm soát truy cập, dữ liệu và bảo vệ hệ thống trước các mối đe dọa bảo mật.

Giảm chi phí vận hành: Hỗ trợ từ xa và tự động hóa giúp tối ưu hóa nguồn lực.

Tại sao một doanh nghiệp nên thuê ngoài IT Help Desk

Thuê ngoài IT Help Desk (Outsourcing IT Help Desk) là một chiến lược phổ biến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động. Dưới đây là những lý do chính khiến doanh nghiệp nên xem xét việc thuê ngoài dịch vụ này:

Tiết kiệm chi phí vận hành

Giảm chi phí nhân sự nội bộ:

Không cần duy trì một đội ngũ IT lớn với lương, phúc lợi, đào tạo và các chi phí quản lý liên quan.

Giảm chi phí đầu tư hạ tầng:

Không cần đầu tư vào phần mềm quản lý hỗ trợ (Help Desk Software), hệ thống ticketing hay công cụ giám sát.

Nhà cung cấp dịch vụ đã có sẵn hệ thống tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí công nghệ.

Cải thiện chất lượng dịch vụ & hiệu suất

Hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ giàu kinh nghiệm:

Các công ty cung cấp IT Help Desk thường có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản.

Khả năng xử lý nhiều sự cố phức tạp nhanh chóng, nhờ vào kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu.

Hỗ trợ 24/7, không gián đoạn:

Nhà cung cấp IT Help Desk hoạt động liên tục, đảm bảo hỗ trợ bất cứ khi nào cần.

Đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia hoặc có hệ thống vận hành 24/7.

Tốc độ phản hồi nhanh hơn:

Dảm bảo thời gian phản hồi và giải quyết sự cố trong khoảng thời gian cam kết.

Hỗ trợ kịp thời giúp giảm thiểu thời gian chết (downtime), cải thiện năng suất làm việc.

Tập trung vào hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp

Giảm gánh nặng cho bộ phận IT nội bộ:

Đội ngũ IT nội bộ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như phát triển phần mềm, bảo mật hệ thống hoặc chiến lược CNTT dài hạn.

Giảm áp lực cho nhân viên IT khi phải xử lý các vấn đề lặp đi lặp lại hàng ngày.

Hỗ trợ mở rộng quy mô dễ dàng:

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu hỗ trợ CNTT tăng lên.

Thuê ngoài giúp dễ dàng mở rộng quy mô dịch vụ mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên.

Tiếp cận công nghệ mới & tiêu chuẩn bảo mật cao hơn

Cập nhật công nghệ mới nhất:

Nhà cung cấp IT Help Desk thường trang bị công nghệ hiện đại, như AI chatbot, tự động hóa quy trình xử lý sự cố.

Doanh nghiệp hưởng lợi từ các công nghệ tiên tiến mà không cần đầu tư phát triển riêng.

Đảm bảo bảo mật & tuân thủ quy định:

Các nhà cung cấp dịch vụ IT Help Desk chuyên nghiệp có quy trình bảo mật nghiêm ngặt, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

Hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như ISO 27001, GDPR, SOC 2.

Dễ dàng tùy chỉnh dịch vụ theo nhu cầu

Lựa chọn mô hình dịch vụ linh hoạt:

Doanh nghiệp có thể chọn hỗ trợ 24/7 hoặc chỉ hỗ trợ trong giờ hành chính tùy theo nhu cầu.

Có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ tùy theo lượng yêu cầu hỗ trợ thực tế.

Dịch vụ đa dạng:

Hỗ trợ từ xa (Remote IT Support) hoặc hỗ trợ tại chỗ (Onsite IT Support).

Các gói dịch vụ có thể bao gồm hỗ trợ người dùng, quản lý thiết bị, bảo mật hệ thống, v.v.

Giảm rủi ro & đảm bảo liên tục hoạt động

Hạn chế rủi ro mất dữ liệu hoặc tấn công mạng:

Nhà cung cấp có các biện pháp bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu tốt hơn.

Đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh, giảm nguy cơ gián đoạn hệ thống.

Luôn có sẵn đội ngũ hỗ trợ, không bị ảnh hưởng bởi nhân sự nội bộ:

Tránh rủi ro khi nhân viên IT nội bộ nghỉ việc hoặc thiếu nhân sự đột xuất.

Đảm bảo nguồn lực hỗ trợ ổn định và đáng tin cậy.

Tại sao một doanh nghiệp nên thuê ngoài IT Help Desk

06 ưu điểm khi chọn dịch vụ thuê ngoài IT Help Desk từ VTech

Đội ngũ chuyên gia giỏi, giàu kinh nghiệm

Đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản về phần mềm, phần cứng, mạng, bảo mật.

Hỗ trợ nhanh chóng, hoạt động 24/7

Đáp ứng kịp thời các yêu cầu hỗ trợ, đặc biệt cho doanh nghiệp hoạt động toàn cầu hoặc có hệ thống quan trọng.

Hạn chế tối đa thời gian gián đoạn trong công việc của khách hàng.

Cam kết thời gian phản hồi và xử lý sự cố trong 30 phút - 1 giờ đối với lỗi nghiêm trọng.

Cho phép khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi.

Dịch vụ linh hoạt, đáp ứng đa dạng nhu cầu

Cung cấp nhiều gói dịch vụ từ hỗ trợ từ xa, hỗ trợ tại chỗ (onsite), bảo trì định kỳ, tư vấn chiến lược CNTT.

Linh hoạt thay đổi dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Có khả năng hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.

Hỗ trợ thiết bị mạng, máy chủ, phần mềm doanh nghiệp, hệ thống bảo mật…

Bảo mật cao, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế

Bảo vệ thông tin khách hàng bằng mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, VPN bảo mật.

Đảm bảo không để lộ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp khách hàng.

Thực hiện kiểm tra bảo mật hệ thống, cập nhật bản vá lỗi để giảm nguy cơ tấn công mạng.

Tối ưu chi phí – Hiệu quả cao

Giúp doanh nghiệp khách hàng cắt giảm chi phí nhân sự IT, chỉ trả phí theo mức độ sử dụng.

Loại bỏ chi phí mua sắm phần mềm hỗ trợ, giảm gánh nặng đầu tư hạ tầng CNTT.

Cam kết chất lượng dịch vụ tốt nhất trong mức giá cạnh tranh.

Cung cấp các gói linh hoạt để phù hợp với ngân sách doanh nghiệp.

Giảm thời gian chờ xử lý sự cố, giúp nhân viên khách hàng tập trung vào công việc chính.

Chăm sóc khách hàng tận tâm, nâng cao trải nghiệm

Đội ngũ hỗ trợ thân thiện, nhiệt tình, sẵn sàng lắng nghe & giải quyết vấn đề.

Định kỳ lấy phản hồi từ khách hàng để cải tiến dịch vụ.

Đào tạo nhân viên khách hàng về bảo mật thông tin, sử dụng phần mềm, quy trình IT hiệu quả.

Quy trình IT Help VTech thực hiện cho khách hàng

Khách hàng mới hoặc không ký hợp đồng

Bộ phận CSKH tiếp nhận yêu cầu
Chuyển yêu cầu cho bộ phận kỹ thuật
Xác nhận vấn đề cần hỗ trợ
Báo giá cho khách hàng
Xác nhận từ khách hàng
Kỹ thuật xử lý và báo cáo kết quả

Khách hàng đã ký hợp đồng

Kiểm tra định kỳ

Nhân viên kỹ thuật kiểm tra hệ thống theo định kỳ
Gởi báo cáo sau kiểm tra
Đề xuất thay thế hoặc nâng cấp nếu có
Báo giá thiết bị thay thế hoặc nâng cấp
Tiến hành thay thế hoặc nâng cấp

Xử lý sự cố

Tiếp nhận yêu cầu
Xác định phạm vi sự cố
Nếu phạm vi sự cố ngoài phạm vi công việc thì tiến hành báo giá
Xác nhận báo giá
Tiến hành xử lý
Báo cáo kết quả

Các công việc thực hiện định kỳ

Vệ sinh máy tính
Quét virus
Kiểm tra hệ thống mạng, máy in
Kiểm tra phần mềm
Backup dữ liệu nếu có yêu cầu
Báo cáo công việc
Đề xuất các thay thế/nâng cấp

Trên đây là toàn bộ thông tin về dịch vụ thuê ngoài IT help desk và những công việc cần thực hiện khi bạn thuê ngoài một dịch vụ thuê ngoài IT Help Desk.

Nếu quý khách có nhu cầu về dịch vụ này, xin liên hệ ngay với VTech để chúng tôi có cơ hội phục vụ khách hàng.